Như các bạn đã biết, email là một phương tiện giao tiếp chính và được sử dụng phổ biến trong hầu hết mọi lĩnh vực công việc bởi sự tiện lợi của nó. Do vậy viết email là một kỹ năng quan trọng và rất cần thiết trong cuộc sống hiện đại. Hôm nay UCC sẽ hướng dẫn các bạn viết email một cách chuyên nghiệp.

1. Tầm quan trọng của viết mail

Đầu tiên chúng ta cần phải biết được tại sao việc viết email lại quan trọng. Khi bạn muốn liên hệ với thầy cô, nhà trường, cấp trên hay muốn ứng tuyển, xin việc vào một công ty, email sẽ là phương tiện đầu tiên để kết nối bạn với những nơi đó. Một chiếc email còn thể hiện con người, sự tôn trọng của bạn với người nhận. Tất nhiên không một ai muốn hợp tác với người mà họ không tôn trọng mình cả. Do vậy khi viết email cho ai đó, bạn hãy thể hiện sự tôn trọng của mình qua một ngôn ngữ chuyên nghiệp.

2. Một số thao tác cơ bản sử dụng Gmail

2.1 Bắt đầu soạn thảo một email

Click vào Soạn thư để bắt đầu soạn một email mới:

Sau đó, Gmail sẽ hiển thị một giao diện nhỏ để bạn viết email:

Tại đây có 3 khu vực:

• Khu vực đầu tiên sẽ là địa chỉ email của người nhận. Bạn có thể thấy ở góc phải có mục Cc và Bcc

  

  • Phần đến (To): là phần dành cho người nhận email chính, có thể trao đổi và phản hồi trực tiếp với người gửi. Bạn có thể gửi cho một hoặc nhiều địa chỉ email.
  • Phần Cc (Carbon copy): là phần gửi bản sao của email cho một vài người khác để họ có thể xem và nắm bắt thông tin.
  • Phần Bcc (Blind carbon copy): Tương tự Cc nhưng Bcc sẽ không hiển thị danh sách và thông tin người nhận.
• Khu vực chủ đề (Subject line)
• Khu vực chứa nội dung

2.2 Lưu ý khi reply

Ví dụ với hình ảnh dưới đây là một email của FLC gửi tới sinh viên về mở lớp bồi dưỡng Tiếng Pháp:

• Dòng đầu “Trả lời”: được sử dụng để trả lời và chỉ gửi lại cho FLC
• Dòng thứ hai “Trả lời tất cả”: được sử dụng để trả lời và gửi cho cả FLC và tất cả những địa chỉ email ở phần Cc.

Mọi người hãy lưu ý phần này trước khi phản hồi email của ai đó để tránh làm phiền tới người khác và tránh việc bạn có thể bị lộ thông tin cá nhân hay email riêng tư.

3. Cách viết email chuyên nghiệp

Để viết được một email một cách chuyên nghiệp và tạo được ấn tượng tốt với người đọc, bạn hãy dựa theo 6 bước dưới đây:

1. Xác định đúng người nhận (Identify your goal)
2. Tiêu đề (Subject line)
3. Chào hỏi
4. Nội dung
5. Phần kết
6. Chữ ký

3.1 Xác định đúng người nhận (Identify your goal)

Đây có lẽ là phần ít người chú ý đầu tiên nhưng nó là điều quan trọng nhất bởi nếu không xác định được chính xác địa chỉ thì người nhận sẽ không nhận được thông tin từ bạn. Thêm vào đó, việc gửi sai địa chỉ email sẽ làm ảnh hưởng đến người nhận hay tệ hơn là thông tin, tài liệu của bạn sẽ bị người khác thấy và sử dụng nó vào mục đích xấu. Ví dụ bạn muốn gửi email xin nghỉ học vì lí do cá nhân cho phòng CTSV nhưng lại gửi nhầm cho cả khóa đọc được, trong khi đó các thầy cô lại không nhận được thông báo, dẫn đến một tình huống dở khóc dở cười. Đây là lỗi thường hay gặp của các bạn sinh viên mới vào trường chưa tìm hiểu kỹ. Vậy nên hãy tìm hiểu và kiểm tra thật kỹ địa chỉ email mà bạn muốn gửi trước khi soạn . Đối với các bạn sinh viên USTH, để tránh các trường hợp kể trên các bạn có thể tìm địa chỉ email của các phòng ban của trường tại đây.

3.2 Phần tiêu đề (Subject line)

Tiêu đề sẽ là phần tóm tắt nội dung chính của bạn. Đây là điều quan trọng để người nhận nhanh chóng xác định được nội dung và có quyết định đọc nó hay không, bởi mỗi ngày họ có thể nhận rất nhiều email về các vấn đề khác nhau. Họ thường sẽ bỏ qua và không đọc những email không có tiêu đề vì họ nghĩ đó là thư rác, thư spam hoặc trong đó có thể chứa mã độc. Vậy nên bạn hãy đặt tiêu đề thật ngắn gọn và nêu đúng trọng tâm nội dung chính.

“BA03: Đơn xin phép nghỉ học Phạm Đức Khiêm (01/04/2022)”

3.3 Phần chào (Greeting)

Khi mở đầu một bức thư, bạn hãy luôn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của mình qua lời chào. Thông thường chúng ta nên sử dụng  Dear/ Hi/ Kính gửi/ Gửi/ Chào…, tùy vào mối quan hệ của bạn với người nhận để dễ dàng xưng hô.

• Với bạn bè hay những người bạn thân thiết, bạn có thể sử dụng “Hi A” hoặc “Dear A”
• Nếu gửi cho một nhóm hay nhiều người bạn có thể “Dear all”
• Nếu gửi cho một team hay một tổ chức thì bạn dùng “Hi team” “Dear + tên tổ chức đó”. Ví dụ “Dear UCC”
• Với những người mới gặp hay người cần sự tôn trọng thì bạn sử dụng “Dear Mr/Mrs/ông/bà/…”

“Dear GED Dept,”

3.4 Phần nội dung (Body)

Đây là phần nội dung chính của email. Bạn có thể giới thiệu qua bản thân như tên, nghề nghiệp, chức vụ để người đọc có thể dễ dàng xác định được bạn, đặc biệt với những người mà bạn chưa từng gặp. Bạn có thể bỏ qua phần này nếu bạn và người nhận đã biết nhau

Nếu đây là một email bạn reply ai đó hay người đó giúp bạn điều gì, hãy mở đầu bằng một dòng cảm ơn. Ví dụ “Cảm ơn bạn vì đã gửi email cho tôi”.

Bạn hãy thể hiện rõ ràng nội dung email. Hãy đi thẳng vào vấn đề một cách trực tiếp: “Tôi viết email này để…”

Người bạn gửi có thể nhận được rất nhiều email khác trong ngày, nên có thể họ sẽ đọc mail của bạn nhanh chóng. Việc giữ nội dung, câu từ ngắn gọn, rõ ràng sẽ thể giúp người đọc tiết kiệm thời gian và dễ dàng hiểu được nội dung mà bạn muốn truyền tải. Đồng thời việc đó sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của bản thân và tổ chức của bạn.

“Em tên là Phạm Đức Khiêm, Mã sinh viên: BA12-095 Lớp: BA03 Em viết email này là để xin phép nghỉ học vào ngày mai (ngày 01/04/2022) với lý do giải quyết việc gia đình. Em hứa vẫn sẽ đảm bảo chất lượng học tập và hoàn thành đầy đủ các nhiệm vụ giảng viên giao trong thời gian nghỉ. ”

3.5 Phần kết (Conclusion)

Ở phần này, bạn có thể nhắc lại yêu cầu của mình (nếu có) đã đưa ra ở phần nội dung. Hãy nhớ rằng phải gửi lời chào tạm biệt đầy ý nghĩa và lời cảm ơn tới người nhận. Nếu có ý muốn tiếp tục cuộc trò chuyện, bạn có thể mời người đọc trả lời bạn như “Tôi mong nhận được hồi âm từ bạn”.

“Em xin trân trọng cảm ơn.”

3.6 Ký tên (Signature)

Bạn hãy kết thúc email bằng những từ như “Trân trọng/ Thân mến/ Sincerely/…” trước khi đến phần ký tên. Đây là nơi bạn xác định chính mình bằng tên, chức vụ hay một số thông tin khác. Các bạn có thể dựa theo cấu trúc sau:

• Tên bạn
• Nghề nghiệp, chức vụ
• Địa chỉ liên lạc
• Số điện thoại
• Website (nếu có)

“Thân ái, Khiem.”

Đa số các chương trình soạn email đều cho phép chúng ta tạo và chỉnh sửa phần này và đặt tự động vào mỗi cuối email được gửi đi.

4. Những điều cần chú ý khi viết email.

• Hãy đọc lại email của bạn trước khi gửi để kiểm tra các lỗi về chính tả, dấu câu.
• Một email nên trọng tâm một nội dung. Bạn nên soạn thêm một email nữa nếu định nói về mục đích khác.
• Câu từ, ngữ pháp dễ đọc.
• Tuyệt đối không sử dụng teencode hay các emoticon (biểu tượng cảm xúc). Đồng thời cũng không được thể hiện thái độ, câu từ đùa cợt trong email. Nó dễ khiến người đọc hiểu nhầm ý bạn và nghĩ bạn không tôn trọng họ.
• Không dùng font chữ không thống nhất, khó đọc và tránh lạm dụng in đậm, in nghiêng vì nó sẽ khiến người đọc không chú ý vào nội dung bạn muốn truyền đạt.

Cho dù bạn đang là sinh viên hay đang đi làm ở bất cứ ngành nghề nào thì học viết email cũng là một kỹ năng rất cần thiết. Mong các bạn thấy bài viết này bổ ích và bắt đầu tập thói quen soạn thảo email chuyên nghiệp từ hôm nay.